Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Систематизация и хранение документов в работе кадровика

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Акция месяца 8 88 Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы — обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверж-дающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела — одно из таких правил. Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов.

При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье. По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации ч. Для этих целей формируются дела. Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.

Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению. При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации одобрены решением Коллегии Росархива от На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими.

Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер. Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа. Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году. Правило 7. В деле должно быть не более листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров. С 13 марта года изменен срок хранения документации по личному составу.

Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет. Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем ст. Например: трудовой договор контракт , приказы распоряжения о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.

Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности. Среди них: соглашения, приказы распоряжения о переводе на другую работу, о совмещении профессий должностей , об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т. Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы распоряжения о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т. Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет пп.

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:. По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 75 лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет. Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает , то дело делится на тома например, том 1, том 2 и т.

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности. Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов — по алфавиту.

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально — правовых запросов экс-работников. Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:. После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Утверждается акт руководителем организации. Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности.

Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным свыше 10 лет и постоянным сроком хранения.

В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком. Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг.

Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии. Все права защищены. Настоящий сайт не является средством массовой информации.

Подписка 8 Подпишитесь по акции на журнал "Справочник кадровика". Роструд: кадровикам придется перестраивать свою работу. О журнале Ввести код доступа Подписка 8 Новые обязанности кадровиков Должностная инструкция Кадровое делопроизводство и документы Шаблоны Приказы Все тем. А еще Статьи Кадровое делопроизводство и документы. Хранение кадровых документов в организации Темы: Кадровое делопроизводство и документы Новое в законодательстве Актуальные статьи. Автор: Чиркина Татьяна. Главный редактор портала pro-pesonal.

Статьи по теме Страховой стаж Служба кадров: задачи и организация работы Больничный по уходу за ребенком Как присваивается табельный номер сотрудника Приказ о проведении инвентаризации.

Скачайте документы из статьи Сроки хранения документов в архиве организации в году: таблица DOC файл. Читайте по теме в электронном журнале.

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях: 50 75 лет о них мы говорили в предыдущем разделе ; 5 лет приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов: Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Стадия 2. Архивное хранение хранение в архиве.

Способы законные и не совсем Дела кадровика: октябрь Как сделать так, чтобы работники не брали больничные. Семь приемов, как можно и как нельзя Как могут навредить компании бывшие работники Хитрости, которые помогут работать с документами на нескольких страницах Как платить сотруднику, который выполняет чужую работу: четыре законных варианта. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Новости по теме. В первом чтении приняты законопроекты о принудительном взыскании зарплаты. Расширен список мест, где можно курить на работе. Теперь электронная почта и номер телефона отнесены к персональным данным. Минтруд рассказал, как оформить перевод декретницы. При трудоустройстве теперь нужен новый документ. Статьи по теме. Страховой стаж. Служба кадров: задачи и организация работы. Больничный по уходу за ребенком. Как присваивается табельный номер сотрудника. Приказ о проведении инвентаризации.

Вопросы по теме. Как оформить замену отсутствующего водителя скорой помощи. Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов.

Систематизация и хранение документов в работе кадровика

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления.

В какой срок должна быть разработана номенклатура дел? По какому принципу размещают заголовки дел в номенклатуре?

Посмотреть видеозапись вебинара и скачать презентацию. Этап текущего хранения кадровых документов в подразделении организации — это этап между созданием документа и сдачей его в архив, он имеет определенный порядок. В рамках вебинара мы обсудим: 1. Почему к этапу текущего хранения документов в кадровой службе далее — КС у кадровиков нет должного отношения? Отвечаем на вопросы: 1 На основании чего храним Законодательная база?

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела. Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие. Формирование номенклатуры дел проводится в течение всего делопроизводственного года, в ходе чего она наполняется заголовками дел, созданных за отчетный период. В дела заносятся организационно-распорядительные документы, плановые и отчетные, а также прочие документы, связанные с условиями организации и оплаты труда на предприятии. Окончательное заполнение номенклатуры дел происходит в конце года. На данном этапе составляется общая сводная номенклатура дел организации, частью которой являются дела кадровой службы. Общая номенклатура скрепляется итоговой записью с подписью ответственных лиц.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В опросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Консультации Налогообложение и бухучет Нормативно-правовые акты Формы документов. Хранение документов по личному составу. Работник отдела персонала обязан правильно хранить, обрабатывать, передавать в архив документы компании и при необходимости осуществлять выдачу социальных справок на основе документов по личному составу ст. Более того, в соответствии с Федеральным законом от Помимо сложностей, которые возникают в связи с требованиями законодательства, существует ряд проблем внутри организации, затрудняющих эффективную деятельность сотрудника кадровой службы.

Акция месяца 8 88 Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы — обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверж-дающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела — одно из таких правил.

.

.

Знание сроков хранения и принципов систематизации но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация хранения ДОКУМЕНТОВ в доме от Nataly Gorbatova.
Комментариев: 4
  1. Млада

    Какая формула расчёта пенсии? Ты безграмотный что-ли? Есть давно ясная формула!

  2. Вышеслав

    Тоді охота буде на депутатів це 100%

  3. lilitati

    связаться с государством себя нае.

  4. chrysigofti

    А вы уёбки сраные, вы все, кто себе приключения уже нашёл вы чистый честный хлеб для этой конторы.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.